STRATEGI PENGEMBANGAN DAN SIA

MEMBELI PERANGKAT LUNAK

Sebuah survey Deloitte and Touche menemukan bahwa sebagian besar chief information officer berharap untuk menggantikan sistem yang ada dengan paket-paket yang tersedia secara komersial.Perangkat kalengan (Canned Software) dijual ke para pengguna dengan persyaratan yang sama. Sistem turnkey (Turnkey System) adalah perangkat lunak dan perangkat keras yang dijua dalam bentuk paket. Banyak sistem turnkey dibuat oleh vendor yang berspesialisasi pada sebuah indutri tertentu, seperti dokter, took reparasi otomotif, restoran dan took enceran.

Perangkat yang membeli perangkat lunak SIA mengikuti siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle) normal kecuali untuk hal berikut:

• Selama desain sistem konseptual, perusahaan menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan SIA tersedia dan apabila tersedia, apakah membelinya atau membuat sendiri.
• Beberapa langkah desain fisik, implementasi dan konversi dapat diabaikan.

Memilih Vendor

Perangkat keras, layanan, pemeliharaan dan keputusan sumber daya SIA lainnya dapat dibuat secara independen dari keputusan untuk menciptakan atau membeli perangkat lunak, meskipun mereka mungkin bergantung pada keputusan tentang perangkat lunak. Vendor dipilih berdasarkan masukan, dari konferensi, majalah industry, internet dan lain-lain. Pemilihan harus dilakukan secara cermat

Memperoleh Perangkat Keras dan Perangkat Lunak.

Perusahaan yang membeli sistem yang besar atau kompleks mengirimi vendor dengan sebuah permintaan untuk proposal (Request For Proposal-RFP), meminta para vendor untuk mengajukan sebuah siste yang memenuhi kebutuhan perusahaan. Proposal terbaik diperiksa untuk memverifikasi bahwa persyaratan perusahaan dapat dipenuhi. penggunaan sebuah RFP penting karena:

1. Menghemat waktu. Informasi yang sama disediakan bagi seluruh vendor, mengeliminasi wawancara dan pertanyaan berulang
2. Menyederhanakan proses pembuatan keputusan. Seluruh respons ada dalam format yang sama dan didasarkan pada informasi  yang sama.
3. Mengurangi kesalahan. Kesempatan mengabaikan factor-faktor penting dikurangi
4. Menghindari potensi untuk ketidaksepakatan. Kedua pihak memilki ekspektasi yang sama dan informasi yang terkait dicatat.

Request for Proposal (RFP) untuk spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang terperinci akan memiliki biaya total yang lebih rendah dan memerlukan lebih sedikit waktu untuk disiapkan dan dievaluasi.

Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sebuah Sistem

Proposal yang kekurangan informasi penting, gagal untuk memenuhi persyaratan minimum, atau proposal yang ambigu harus dieliminasi. proposal yang lolos penyaringan awal ini dicocokan dengan persyaratan sistem untuk menentukan apakah seluruh persyaratan wajib telah dipenuhi dan seberapa banyak persyaratan yang di inginkan telah dipenuhi.

• Masalah  Benchmark (Benchmark Problem) adalah membandingkan sistem dengan menjalankan sebuah tugas  masukan, pemrosesan dan keluaran pada sistem computer yang berbeda dan mengevaluasi hasilnya.
• Penskoran Point (IPoint Scoring) adalah mengevaluasi seluruh manfaat proposal vendor dengan menugaskan sebuah bobot untuk tiap kriteria evaluasi berdasarkan kepentingan. Untuk masing-masing kriteria, para vendor diberikan skor berdasarkan seberapah baik proposal mereka memenuhi syarat  dan total skor terbobot dibandingkan.
• Penentuan Biaya Persyaratan (Requirement Costing) adalah mengestimasikan biaya pembelian atau pengembangan fitur-fitur yang tidak tersedia. Membandingkan sistem berdasarkan biaya seluruh fitur yang diperlukan, ketika perangkat lunak tidak memenuhi seluruh persyaratan, biaya mengembangkan fitur-fitur yang tidak tersedia diestimasikan dan ditambahkan ke biayanya.

PENGEMBANGAN OLEH DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI IN-HOUSE

Organisasi mengembangkan perangkat lunak yang dibuat khusus (Custome software) adalah perangkat lunak yang dikembangkan dan ditulis di dalam untuk  memenuhi kebutuhan unik sebuah perusahaan tertentu.

• Komputasi pengguna akhir (End User Computing-EUC) merupakan pengembangan, penggunaan dan pengendalian terus-menerus atas sistem informasi berbasis computer oleh para pengguna

Berikut adalah contoh pengembangan pengguna akhir yang sesuai:

1. Memuat informasi dari database perusahaan untuk menghasilkan laporan sederhana atau untuk menjawab query dalam satu waktu
2. Menjalankan analisis sensitivitas “bagaimana-jika” atau analisis statistic
3. Mengembangkan aplikasi menggunakan perangkat lunak seperti spreadsheet atau sistem database
4. Menyiapkan jadwal, seperti jadwal depresiasi dan amortisasi pinjaman.

Pengguna akhir tidak sesuai untuk sistem yang kompleks, seperti sistem yang memproses sejumlah besar transaksi atau memperbaharui catatan database. Oleh karena itu, sistem tersebut tidak digunakan untuk memproses penggajian, piutang dan utang, buku besar umum atau persediaan.

EUC menawarkan keuntungan sebaga berikut:

1. Penciptaan, pengendalian dan implentasi pengguna.  Para pengguna lebih mengendalikan proses pengembangan. Para pengguna memutuskan apakah sebuah sistem harus dikembangkan atau tidak dan informasi apa yang penting. Kepemilikan  ini membantu para pengguna mengembangkan sistem yang lebih baik.
2. Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna. Sistem yang dikembangkan oleh para pengguna akhir  cenderung memenuhi kebutuhan pengguna.
3. Ketepatan waktu. Banyak dari lamanya waktu penundaan dalam pengembangkan sistem tradisional terhindarkan.  Seperti analisis biaya keuntungan yang memakan waktu, definisi persyaratan mendetail dan penundaan serta birokrasi proses persetujuan.
4. Membebaskan sumber data sistem. Lebih banyak kebutuhan informasi yang dapat dicapai para pengguna, lebih banyak waktu yang dapat dimanfaatkan untuk aktivitas pengembangan dan pemeliharaan. Hal ini mengurangi baik kerjaan tertunda yang tampak maupun tidak tampak atas proyek pengembangan sistem.
5. Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan.Sebagian besar perangkat lunak EUC mudah dipahami dan digunakan. Para pengguna dapat mengubah informasi yang mereka hasilkan atau dimodifikasi  aplikasi mereka kapanpun persyaratannya berubah. Dengan menggunakan sebuah laptop, para pegawai dapat menyelesaikan pekerjaannya di rumah, di pesawat—hampir di mana saja.

Mengelola dan Mengendalikan Komputasi Pengguna Akhir

Organisasi harus mengelola dan mengendalikan EUC. Membentuk pengendalian departemen SI menghalangi EUC  dan mengeliminasi manfaatnya. Meski demikian, jika organisasi tetap menjaga tidak adanya pengendalian terhadap para pengguna akhir, seperti jenis peralatann apa yang dibeli EUC atau bagaimana peralatan tersebut digunakan, hal tersebut akan cenderung akan menimbulkan masalah yang signifikan. Cara terbaik yaitu menyediakan panduan dan standard yang cukup untuk mengendalikan sistem tersebut, tetapi memungkinkan para pengguna secara fleksibel mendapatkan kebutuhan mereka.

• Help desk  mendukung dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir. Help Desk , para analis dan teknisi yang menjawab pertanyaan pegawai dengan tujuan mendorong, mendukung, mengarahkan dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir.
• Tugas-tugas Help Desk adalah menyelesaikan masalah, menyebarkan informasi, mengevaluasi produk perangkat keras dan perangkat lunak baru serta memberitahukan para pengguna cara menggunakannya, membantu dalam pengembangan aplikasi, serta memberikan pemeliharaan dan dukungan teknis.
• Help Desk juga mengembangkan dan mengimplementasikan standard dalam pembelian perangkat keras dan perangkat lunak dokumentasi, pengujian aplikasi dan keamanan.
• Help Desk mengendalikan akses dan membagikan data koorporasi di antara para pengguna akhir, seraya memastikan bahwa data tersebut tidak diduplikasikan dan akses terhadap data rahasia tetap dibatasi.

MENGALIHDAYAKAN SISTEM

Pengalihdayaan (Outsourcing) adalah mempekerjakan sebuah perusahaan luar untuk menangani seluruh atau sebagian aktivitas pengolahan data organisasi. Dalam mainframe persetujuan pegalihdayaan (Outsourcing), pengalih daya (Outsourcer) membeli  computer klien, mempekerjakan pegawai SI klien dan mengelola sistem di situs klien atau memindahkan sistem terseut ke computer pengalih daya. Outsourcing sendiri memiliki kelebihan dan kekurangan

Meskipun demikian tidak semua outsourcing berhasil. Hal ini disebabkan oleh kegagalan dalam mempersiapkan secara tepat.

MANAJEMEN PROSES BISNIS

Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering-BPR) adalah sebuah analisis dan desain ulang menyeluruh atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan dan pengotomatisasian proses bisnis sebuah organisasi.

Manajemen proses binis (Business Process Management-BPM) adalah sebuah pendekatan sistematis untuk secara berkelanjutan meningkatkan dan mengoptimalkan proses bisnis. Sebuah peningkatan yang lebih bertahap yang difasilitasi oleh teknologi.  Sebagai hasilnya, BPM adalah cara yang tepat untuk memperkenalkan baik kemampuan perubahan manusia maupun teknologi ke sebuah organisasi.

Beberapa prinsip penting yang mendasari BPM adalah sebagai berikut:  

1.  Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan/keunggulan kompetitif
2. Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung
3. Proses bisnis haruslah cekatan
4. Proses bisnis haruslah selaras dengan strategi dan kebutuhan keorganisasian.

Sistem manajemen proses bisnis (Business Process Management System-BPMS) adalah  sistem seluruh perusahaan yang mendukung aktivitas koorporasi. Meski demikian, sistem ERP adalah berfokus pada data dan BPMS berfokus pada proses.

Sistem manajemen proses bisnis-BPMS memiliki empat komponen utama berikut:

1. Sebuah mesin proses untuk memodelkan dan menjalankan aplikasi termaksud aturan bisnis
2. Analisis bisnis untuk membantu mengidentifikasi dan bereaksi terhadap isu-isu, trend an peluang bisnis
3. Alat-alat kolaborasi untuk menghapus penghalang komunikasi.
4. Pengelola isi untuk menyimpan dan mengamankan dokumen, gambar, file elektronik lain.Langkah-langkah untuk prototipe:

Manfaat pengendalian BPMS adalah jejak audit melekat.. Proses tersebut mengawasi dan melacak sistem yang mendokumentasikan serta menautkan seluruh tindakan dari langkah-langkah berdasarkan urutan terjadinya dalam sebuah log process, mempermudah untuk melacak segala yang terjadi. Ini memungkinkan para auditor untuk secara berkelanjutan mengaudit proses bisnis sementara mereka aktif bekerja dan seterusnya.

PROTOTYPING

Prototyping adalah sebuah pendekatan desain sistem yang berada dalam suatu model kerja disederhanakan atau prototyping adalah sebuah SI dikembangkan. Para pengembang menggunakan prototype masih melalui SDLC. Prototipe membantu mengetahui kebutuhan pengguna dan mmbantu para pengembang serta pengguna membuat keputusan desain konseptual dan fisik.

• Prototipe Operasional (Operational Prototyping) adalah prototype yang dikembangkan lebih jauh ke dalam sistem yang sepenuhnya fungsional. 
• Prototipe “dibuang” Non-Operasional (Non-Operational Prototyping) adalah prototype yang dibuang tetapi persyaratan sistem yang diidentifikasi dari prototype digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem baru.

Prototipe kurang sesuai untuk sistem yang besar atau kompleks yang memuat komponen-komponen keorganisasian yang penting atau batas-batas lintas-organisasi atau untuk pengembangan komponen-komponen SIA standard seperti piutang atau manajemen persediaan

REKAYASA PERANGKAT LUNAK DIBANTU KOMPUTER

Rekayasa (sistem) perangkat lunak dibantu computer (Computer-Aided software (or system) engineering-CASE) adalah sebuah paket alat-alat terintegrasi yang digunakan oleh para pendesain ahli untuk membantu merencanakan, menganalisis, mendesain, memprogram dan memelihara sebuah sistem informasi.

Perangkat lunak CASE secara khusus memiliki peralatan (tool) untuk perencanaan strategis, manajemen proyek dan sistem, desain sistem, tata letak penyaringan dan laporan serta penghasil kode otomatis

Alat-alat CASE menyediakan sejumlah keuntungan sebagai berikut:

1. Meningkatkan produktivitas. CASE dapat menghasilakn kode bebas-bug dari spesifikasi sistem dan dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang.
2. Meningkatkan kualitas program. Alat-alat CASE sederhannya menerapkan standard-standar pengembangan terstruktur, mengecek ketepatan internal desain dan mendeteksi inkonsistensi
3.  Menghemat biaya.
4. Meningkatkan prosedur pengendalian. Alat-alat CASE mendorong pengendalian sistem, ukuran keamanan dan keterauditan sistem dan prosedur penanganan-kesalahan lebi dini dalam proses desain.
5. Dokumentasi yang disederhanakan. CASE secara otomatis mendokumentasikan sistem sebagai kemajuan pengembangan.

Beberapa masalah yang lebih serius dengan teknologi CASE meliputi:

• Inkompatibilitas. Beberapa alat CASE tidak berinteraksi secara efektif dengan sistem lain.
• Biaya. Teknologi CASE mahal, diluar jangkauan banyak perusahaan kecil.
• Ekspektasi yang tidak terpenuhi.