PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

Oleh karena kita hidup dalam sebuah dunia yang sangat kompetitif dan selalu berubah, maka pada waku tertentu sebagian besar organisasi akan meningkatkan atau mengganti system informasinya. Perusahaan-perusahaan mengubah system mereka untuk alasan sebagai berikut:

• Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis.
• Perubahan teknologi.
• Peningkatan proses bisnis.
• Keunggulan kompetitif.
• Peningkatan produktivitas.
• Integrasi system.
• Umur system dan kebutuhan penggantian.

PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle-SDL) adalah sebuah proses lima langkah yang digunakan untuk mendesain dan mengimplementasikan sebuah system baru.

• Analisis Sistem

Tahap awal dari SDLC adalah Analisis system (Systems Analysis). Tahap ini dilakukan oleh analis system (system analyst). analis system (system analyst) adalah seorang yang ddidik khusus untuk mengembangkan system secara professional. Alasan menggunakan analis sitem di metode SDLC adalah karena metode ini digunakan untuk mengembangkan system teknologi informasi yang kompleks serta agar penggunaan sumber daya terbatas menjadi lebih baik.

• Desain Konseptual

Selama desan konseptual (conceptual design), perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan pengguna. Langkah SDLC kedua dimana para analisis memutuskan bagaimana mencapai kebutuhan pengguna, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternative desain, serta mengembangkan spesifikasi mendetail bagi apa yang dicapai system tersebut dan bagaimana system tesebut dikendalikan. 

• Desain Fisik

Langkah SDLC ketiga dimana persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna diterjemakan kedalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk mengode dan menguji perangkat lunak, mendesain input/output, membuat file/database, mengembangkan prosedur dan mengimplementasikan pengendalian

• Implementasi Dan Konversi

Seluruh elemen dan aktvitas tersebut dating bersama-sama dalam fase implementasi dan koversi (implementation and convertion). Langkah SDLC ini dimana perusahaan mempekerjakan dan melatih pegawai, menguji dan memodifikasi prosedur

• Operasi Dan Pemeliharaan

Selama proses operasi dan pemeliharaan sistem baru tersebut secara periodic ditinjau dan modifikasi serta peningkatan yang perlu dibuat. Sebagai tambahan untuk kelima fase ini, tiga aktivitas ; Perencanaan,mengelola reaksi perilaku terhadap perubahan dan menilai kelayakan atas proyek yang sedanf dilakukan pada seluruh siklus hidup.

Seluruh orang harus bekerja sama untuk megembangkan dan mengimplementasikan sebuah SIA dengan sukses

Manajemen : Para pengembang sistem yang paling penting dari manajemen adalah menekankan pentingnya melibatkan para pengguna dalam proses tersebut, member dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan menyelaraskan sistem dengan strategi-strategi koorporasi.

Pengguna : Para pengguna SIA/Sistem mengomunikasikan informasi yang dibutuhkan ke pengembang sistem.

Panitia pengarah sistem informasi : Sebuah Panitia pengarah sistem informasi (Information system steering committee) tingkat eksekutif merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi. Panitia ini terdiri atas manajemen tingkat tinggi, seperti controller.

Tim pengembang proyek : Setiap proyek pengembangan memiliki sebuah tim analis dan spesialis sistem, manajer, akuntan dan pengguna untuk memandu pengembangnya. Para anggota tim merencanakan tiap proyek, mengawasinya untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan biaya yang efektif,memastikan pertimbangan layak diberikan ke elemen sumber daya manusia serta mengomunikasikan status proyek ke manajemen puncak dan panitia penyelenggaran.

Sebuah pendekatan tim biasanya memberikan hasil yang lebih baik da mempermudah penerimaan dari pengguna atas sistem tersebut.

Analis dan pemogram sistem: Analis sistem (Systems Analyst) membantu para pengguna menentukan kebutuhan informasi mereka, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemogram computer. Para analisi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan pengguna.

Pemogram computer (Computer Programmer) membuat dan menguji sejumlah program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis. Mereka memodifikasi dan merawat program computer yang sudah ada.

Para pemain eksternal: Para pelanggan, pejual, auditor eksternal dan entitas pemerintah memainkan sebuah peran dalam pengembangan sistem.

MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM

Perencanaan memiliki keuntungan-keutungan yang jelas. Perencanaan juga memungkinkan tujuan dan sasaran system disesuaikan dengan rencana strategis keseluruhan organisasi tersebut.  Ketika pengembangan direncanakan dengan buruk, sebuah perusahaan biasanya harus kembali ke fase sebelumnya serta mengoreksi kesalahan dan kelemahan desain. Ada dua rencana pengembangan system yang diperlukan.

1. Rencana pengembangan proyek (Project Development Plan) ,disiapkan oleh tim proyek, berisi sebuah analisis biaya, manfaat, persyaratan pengembangan dan kebutuhan operasional (Orang, Perangkat Keras, Perangkat lunak dan Keuangan) serta sebuah daftar aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.
2. Rencana induk (Master Plan) , Rencana yang menjelaskan system tersebut akan berisi apa saja, bagaimana system akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, status proyek-proyek dalam proses, prioritas proyek yang direncanakan dan criteria prioritas.

Teknik-Teknik Perencanaan

PERT dan Bagan Gantt adalah teknik-teknik untuk menentukan waktu dan mengawasi aktivias-aktivitas pengembangan system.

• Program Evaluation and Review Techique (PERT) sebuah cara merencanakan, mengembangkan, mengoordinasikan, mengendalikan dan menentukan waktu dari aktivitas-aktivitas pengembangan system;
• Critical Path adalah jalur PERT yang memerlukan jumlah waktu terbesar untuk menyelesaikan sebuah proyek; Jika sebuah aktivitas Critical Path tertunda, seluruh proyek tertunda.
• Gant Chart adalah sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan proyek.

ANALISIS KELAYAKAN

Studi kelayakan (Feasibility Study) adalah sebuah penyelidikan untuk menentukan apakah praktis untuk mengembangkan sebuah aplikasi atau system baru. Studi kelayakan disiapkan dengan input dari manajemen, akuntan, personel system dan pengguna. 

•  Kelayakan ekonomi  (Economic feasibility) ,Menentukan manfaat yang didapatkan lebih besar disbanding dengan biaya yang dikeluarkan.
• Kelayakan teknis (Techical feasibility) , menentukan apakah system yang diajukan dapat dikembangkan dengan teknologi yang ada.
• Kelayakan hukum (Legal feasibility) , Menentukan apakah system tersebut mematuhi aturan yang berlaku.
• Kelayakan penjadwalan (Scheduling feasibility) , Menentukan apakah system yang diajukan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan.
• Kelayakan operasional (Operational feasibility) , Menentukan apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan dan mengoperasikan system yang diajukan dan akankah para pegawai menggunakan system tersebut.

Modal penganggaran modal (Capital budgeting model), Sebuah pengembalian atas investas yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaya yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah system bermanfaat.  Berikut adalah tiga tenik penggaran modal yang paling umum digunakan:

1. Payback Period , adalah jumlah tahun yang diperlukan agar inversitasi bersih menyamai biaya investasi awalnya. Teknik payback period biasanya paling sering digunakan.
2. Net Present Value, adalah teknik pengembalian atas investasi yang mendiskontokan seluruh kas masa depan yang diestimasi kembali ke masa sekarang dengan menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang.
3. Internal Rate of Return , tingkat bunga efektif yang menghasilkan NPV nol. Teknik pengembalian atas investasi yang menghitung tingkat bunga yang membuat nilai sekarang dari total biaya sama dengan nilai sekran total simpanan.

ASPEK PERILAKU PERUBAHAN

Individu yang berpartisipasi dalam pengembangan system adalah agen perubahan yang secar berkelanjutan dihadapkan dengan perlawanan terhadap perubahan. Aspek perilaku perubahan (Behavioral aspect of change)  sangat krusial karena system terbaik akan gagal tanpa dukungan dari orang-orang yang ia layani. Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawanan terjadi.

Perlawanan biasanya berupa salah satu dari ketiga bentuk ini : Agresi, Proyeksi atau penghindaran.

Agresi (Aggression) adalah perilaku yang menghancurkan, melumpuhkan atau melemahkan efektivitas system. Seperti peningkatan tingkat kesalahan, gangguan atau sabotase yang disengaja.

Proyeksi (Proyeksi) adalah menyalahkan system baru atas semua kesalahan yang terjadi. Sistem tersebut menjadi kambing hitam untu seluruh kesalahan yang benar-benar terjadi atau yang direkayasa.

Penghindaran (Avoidance) adalah mengabaikan system baru denan harapan agar masalah (system( akan segera pergi.

Unsur manusia biasanya merupakan masalah paling signifikan yang dihadapi sebuah perusahaan dalam mengimplementasikan sebuah system, dapat ditingkatkan dengan mengamati panduan sebagai berikut:

ANALISIS SISTEM

Ketika sebuah system baru atau peningkatan system dibutuhkan, sebuah Permintaan untuk pengembangan system (Request for System Development) tertulis disiapkan. Permintaan tersebut menjelaskan masalah-masalah saat ini, alas an untuk perubahan, tujaan system yang diusulkan serta manfaat dan biaya yang diantisipasi. Berikut langkah-langkah dalam analisis system:

1. Penyelidikan awal (Initial investigation) ,dilakukan untuk menyaring permintaan atas pengembangan system. Hal ini untuk menentukan apakah sebuah system baru dibutuhkan dan layak.
2. Proposal untuk menjalankan analisis system (Proposal to conduct system analysis),  disiapkan untuk proyek-proyek yang disetujui. Sebuah permintaan untuk menyelesaikan fase analisis system bagi sebuah proyek yang membuatnya melalui penyelidikan awal.
3. Kuesioner, digunakan ketika jumlah informasi yang akan dikumpulkan sedikit dan ditentukan dengan jelas, diperoleh dari banyak orang. Kuesioner relative memerlukan sedikit waktu untuk dikelola .
4. Observasi, digunakan untuk memverifikasi informasi yang dikumpulkan menggunakan pendekatan lain serta untuk menentukan bagaimana sebuah system sesungguhnya bekerja dibandingkan bagaimana ia seharusnya bekerja.
5. Dokumentasi system (System documentation), menjelaskan bagaimana system diinginkan untuk bekerja.
6. Model fisik (Physical model), mengilustrasikan bagaimana sebuah system berfungsi dengan menjelaskan aliran dokumen, proses-proses computer yang dijalankan, orang-orang yang menjalankannya serta peralatan yang digunakan.
7. Model logika (Logical model), Berfokus pada aktivitas mendasar (apa yang dilakukan) dan arus informasi,bukan pada proses fisik dalam mentransformasi dan menyimpan data.
8. Laporan survei system (System survey report), Sebuah laporan yang merangkum seluruh aktivitas yang terjadi selama survey system, termasuk dokumentasi yang relevan.Laporan analisis system (System analysis report), Laporan komprehesif yang berisi rangkuman analisis system yang mendokumentasikan temuan-temuan aktivitas analisis.