SIKLUS MANAJEMEN SDM DAN PENGGAJIAN

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM)/Penggajian(Payroll Cycle/ Human Resources Management)/adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengolala kemampuan pegawai secara efektif.

Pada banyak perusahaan, kedua system tersebut dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia, sementara pengawas mengelola system penggajian. Meski demikian, system ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut

SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka memengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa keahlian dan pengetahuan pegawai mungkin berharga beberapa kali lipat dari nilai asset berwujud perusahaan, seperti persediaan, property dan peralatan.

Untuk memanfaatkan karyawan perusahaan secara efektif, system MSDM/Penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer untuk menjawab beberapa pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Berapah banyak karyawan yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?
2. Karyawan mana yang memiliki keahlian khusus?
3. Keahlian mana yang jumlahnya sedikit? Keahlian mana yang jumlahnya berlebih?
4. Seberapah efektif program pelatihan yang ada dalam memelihara dan meningkatkan tingkat keahlian karyawan?
5. Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun? 
6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan atau ketidakhadiran?

Untuk menggunan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada system manajemen pengetahuan(knowledge management system)

•  Knowledge Management System (system manajemen pengetahuan), Perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehigga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain. Sistem ini dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas. Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu ada kesepakatan dimasa depan.

AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/Penggajian melibatkan pembaharuan database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal.

• Perekrutan baru
• Pemberhentian
• Perubahan pada tingkat penggajian( perubahan gaji yang ditetapkan )

Diagram konteks : Bagian Penggajian dari Siklus MSDM/Penggajian

Departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbaharui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.

MEMVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran karyawan. Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda tergantung pada status bayaran karyawan. Bagi para karyawan yang dibayar berdasarkan jam menggunakan Kartu Waktu (Time Card).

• Kartu Waktu (Time Card) adalah sebuah dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan karyawan untuk setiap giliran (shift) kerja.

Para professional pada organisasi seperti KAP, Kantor Hukum dan Kantor Konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas, mereka mencatat data tersebut dalam Lembar Waktu (Time Sheet).

• Lembar Waktu (Time Sheet) adalah sebuah tampilan layar entri data (atau dokumen kertas) yang digunakan oleh para professional yang digaji untuk mencatat lamanya waktu yang dihabiskan dalam melakukan berbagai tugas untuk klien-klien tertentu.

MENYIAPKAN PENGGAJIAN

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian.  Berdasarkan Bagan dibawah urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian.

1. Transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai
2. Seluruh potongan potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih.
3. Daftar penggajian dan potongan dibuat.
4. System mencetak gaji pegawai. Cek gaji biasanya menyertakan sebuah Laporan Pendapatan (Earning Statement )

• Daftar penggajian ( Payroll Register), Sebuah daftar penggajian untuk setiap pegawai pada satu periode penggajian.
• Daftar Potongan (Deduction Register), Sebuah laporan yang mencantumkan potongan-potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai
• Laporan Pendapatan (Earning Statement), Sebuah laporan yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan dan jumlah gaji bersih untuk periode terkini dan total year-to-date untuk setipa kategori.
• Akun Kliring Penggajian (Payroll Clearing Account), Sebuah akun buku besar umum yang digunkan untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan pencatatan biaya penggajian dan alokasi selanjutna terhadap pusat biaya yang sesuai.

MENGELUARKAN PENGGAJIAN

Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai. Sebagaian besar pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran langsung dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank pribadi mereka. Setoran langsung adalah cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan dengan menghapus biaya pembelian, pemrosesan dan pendistribusian cek kertas.

MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG DIBAYAR PEGAWAI SERTA POTONGAN KARYAWAN SUKARELA

Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan pegawai kepada pemerinah atau entitas lain yang sesuai. Para atasan harus membayar Social Security sebagai tambahan terhadap jumlah potongan dari cek gaji pegawai.

Sebagai tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang wajib, para atasan bertanggungjawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari cek gaji pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu ke entitas yang sesuai. Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka Rencana Manfaat Fleksibel (Flexible Benefit Plan).

• Rencana Manfaat Fleksibel (Flexible Benefit Plan)

Sebuah rencana dimana setiap pegawal menerima beberapa perlindungan minimum dalam asuransi medis dan kontribusi pension, plus manfaat tambahan “kredit” yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu berlibur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.

Rencana ini terkadang disebut sebagai rencana manfaat gaya kafetaria karena rencana ini menawarkan menu pilihan.

OPSI OUTSOURCING : BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PENGUSAHA PROFESIONAL

Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mnengalihdayakan (outsourcing) fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisasi pengusaha professional.

• Biro Jasa Penggajian (Payroll Service Bureau)

Sebuah organisasi yang mengelola file induk penggajian untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajiannya untuk sebuah bayaran.

• Organisasi Pengusaha Profesional (Professional Employer Organization-PEO)

Sebuah organisasi yang memproses penggajian dan juga menyediakan jasa manajemen sumber daya manusia seperti desain manfaat pegawai dan administrasi

Pengalihdayaan mungkin menyebabkan sebuah cara untuk mengurangi biaya. Namun, demikian perusahaan harus mengawasi kualitas jasa dengan cermat untuk memastikan bahwa system yang dialihdayakan secara efektif mengintegrasikan data MSDM dan penggajian dengan tindakan yang mendukung manajemen pegawai yang efektif.