SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam aktivitas pengeluaran, pertukran informasi eksternal utama dengan pemasoknya (vendor). Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting, sebagai berikut:

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok mana yang menyediakan kualitas, layanan dan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengkonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkann setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dkelola untuk memaksimalkan arus kas?

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Kebanyakan organisasi dalam skala besar menggunakan ERP karena Sistem ERP mendukung aktivitas dalam siklus pengeluaran suatu organisasi.

Sebagaimana suatu departemen pengendalian persedian organisasi memiliki tanggung jawab untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap depatemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang.
Setelah permintaan disetujui, system akan mencari file induk untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok setelah itu system kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI (Electronic Data Interchange)

Sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (Radio Frequency Identification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang. Para pekerja penerimaan menginspeksi barang dan menggunakan sebuah terminal online untuk memasukkan  informasi mengenai kuantitas dan kondisi dari barang yang diterima.

Setelah itu organisasi membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan FEDI (Financial Electronic Data Interchange),  tetapi bagi pemasok yang lebih kecil tetap mencetak cek kertas. Ketika sebuah pembayaran EFT (Electronic Funds Transfer) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, system tersebut memperbaharui file utang, faktur terbuka dan buku besar umum.

Untuk pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI.

1. PEMESANAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN DAN JASA

Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan bahan baku, perlengkapan atau jasa.  Dalam kaitannya dengan pemesanan terlebih dahulu mengidentifikasi apa, kapan dan berapah banyak yang dibeli dan kemuadian memilih dari pemasok mana untuk membeli.

·        Economic Order Quantity (Kuantitas Pesanan Ekonomis)

 Pendekatan traditional biasa disebut EOQ adalah Ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan dan kehabisan stok

·        Reorder Point (Titik pemesanan ulang)

Menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.

·        Materials Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Material)

Sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

·        Just-In-Time (Sistem Persediaan Just-In-Time)

Sebuah system yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan meproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.

Perbedaan besar antara MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi.Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan, sehingga membuat kuantitas “optimal” pada persediaan barang jadi. Sedangkan system JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan pelanggan. Baik system MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.

Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi , langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

·        Purchase Order (Pesanan Pembelian)

Sebuah dokumen yang secara formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimannya.

·        Blanket Purchase Order (Pesanan Pembelian Blanket)

Sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya tahun.

·       Vendor Managed Inventory (Persediaan Vendor yang dikelola)

Praktik dimana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok mengakses system point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang disepakati.

2. PENERIMAAN

Aktivitas bisnis kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpan atas barang yang dipesan.  Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembelian terbuka untuk menverifikasi bahwa barang diproses.

·         Receiving Report (Laporan Bulanan)

Sebuah dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman termaksud tanggal diterima, pengiriman, pemasok dan nomor pesanan.

Laporan ini juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas barang yang diterima

3. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan. Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut paket voucher (Voucher Package).

·        Voucher Package (Paket Voucher)

Seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur pemasok.

·        Non-Voucher System (Sistem Non-Voucher)

Sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk diposting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan Voucher System.

·        Voucher System (Sistem Voucher)

Metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan, bukannya memposting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang.

Disbursement Voucher mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengan Non-Voucher System.

·         Disbursement Voucher

Dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.

·         Evaluated Receipt Settlement

Sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara traditional ( faktur pemasok, laporan penerimaan dan pesanan pembelian ) dengan mencocokkan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan. 

·         Procurement Card

Sebuah kartu kredit koorporasi yang para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.

4. PENGELUARAN KAS

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok. Pembayaran dibuat ketika mengirimkan kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT (Electronic Fund Transfer dan FEDI (Financial Electronic Data Interchange) semakin meningkat.