DESAIN IMPLEMENTASI DAN OPERASI SISTEM

DESAIN KONSEPTUAL

Dalam desain konseptual, pengembang menciptakan sebuah rerangka umum untuk mengimplementasikan persyaratan pengguna dan mengatasi masalah-masalah yang diidentifikasi dalam fase analisis.

Mengevaluasi Alternatif Desain

Terdapat banyak cara untuk mendesain SIA, sehingga para desainer sistem harus membuat banyak keputusan desain.

Standar-standar berikut harusnya digunakan untuk mengevaluasi alternative desain:

• Seberapah baik ia memenuhi sasaran organisasi dan sistem
• Seberapah baik ia memenuhi kebutuhan pengguna
• Apakah layak secara ekonomis
• Bagaimana bobot keuntunga dibanding kerugian.

Menyiapkan Spesifikasi Desain dan Laporan

Setelah sebuah alternative desain dipilih, Spesifikasi desain konseptual (Conceptual Desaign Specification) dibuat untuk elemen-elemen sebagai berikut:

• Output. Oleh karena sistem didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna spesifikasi output disiapkan dulu.
• Penyimpanan data ( Data Storange ). Keputusan penyimpanan data termaksud elemen data apa yang harus disimpan untuk menghasilkan laporan penjualan, bagaimana data harus disimpan dan apa jenis file atau database seperti apa yang digunakan.
• Input. Pertimbangan desain input termasuk data penjualan, lokasi dan jumlah penjualan, mana yang dimasukkan, serta dimana, kapan dan bagaimana mengumpulkan data.
• Prosedur pemrosesan dan operasi (Processing Procedures and Operations). Pertimbangan ini termasuk bagaimana memproses input dan data tersimpan untuk menghasilkan laporan penjualan dan dalam urutan apa proses tersebut harus dijalankan

Laporan desain sistem konseptual (Conseptual System Desaign Report) , merangkum aktivitas desain konseptual, memandu aktivitas desain fisik, mengomunikasikan bagaimana seluruh kebutuhan sistem akan terpenuhi dan membantu panitia pengarah menilai kelayakan.

DESAIN SISTEM FISIK

Selama desain fisik, persyaratan desain konseptual SIA yang luas dan berorientasi pengguna dijelaskan ke dalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk coding dan menguji program computer. Kegagalan untuk mengambil waktu yang cukup pada desain konseptual atau fisik dapat menyebabkan masalah.

 Desain Output

Sasaran desain output adalah untuk menentukan sifat, format, isi dan waktu pelaporan, dokumen serta tampilan layar. Menyesuaikan output untuk kebutuhan pengguna memerlukan kerja sama antara pengguna dan desainer.

• Laporan Terjadwal (Scheduled Report) , Laporan yang disiapkan secara teratur dengan isi dan format yang telah ditentukan sebelumnnya.
• Laporan analisis bertujuan khusus (Special-Purpose Analysis Reports), Laporan yang tidak memiliki isi format atau jadwal yang telah dispesifikasi sebelumnnya: Biasanya disiapkan sebagai tanggapan terhadap permintaan manajemen.
• Laporan pengecualian yang dipicu (Triggered Exception Report), Laporan dengan isi dan format yang telah dispesifikasi sebelumnya, disiapkan hanya sebagai tanggapan terhadap kondisi-kondisi yang tidak normal.
• Laporan permintaan (Demand Report), Laporan dengan isi dan format yang telah dispesifikasi sebelumnya, disipakan hanya berdasarkan permintaan.

Para desainer biasanya menyiapkan output sampel dan meminta para pengguna untuk mengevaluasi apakah output lengkap, relevan dan berguna. Output yang ditolak dimodifikasi dan ditinjau lagi sebanyak yang diperlukan untuk membuatnya dapat diterima.

Desain Program

Pengembangan program salah satu aktivitas SDLC yang paling memakan waktu, terjadi dalam delapan langkah

Langkah 1 : Fase Analisis

Langkah 2 : Desain konseptual kemungkinan lanjut Desain fisik

Langkah 3 dan 4: Selama desain dan diselesaikan selama implementasi sistem

Langakh 5 dan 6 : Dimulai dengan desain sistem, namun sebagia besar pekeraan dilakuka selama implementasi.

Langkah 7 : Dilakukan selam implementasi dan Koversi sistem

Langkah 8 : Bagian dari Operasi dan pemeliharaan

• Pemograman Terstruktur (Structured Programming) , Sebuah pendekatan modular untuk pemograman dimana tiap modul menjalankan sebuah fungsi spesifik dan dikoordinasikan dengan sebuah modul pengendalian
• Debugging adalah proses menemukan dan mengeliminasi kesalahan program
• Pemeliharaan Program (Program Maintenance) adalah memperbaharui sebuah program computer dalam kaitannya dengan kebutuhan pengguna yang berubah, memperbaiki bug, perubahan hukum atau peraturan atau penggunaan teknologi baru.
• Laporan Desain Sistem Fisik  (Physical System Desaign Report) adalah merangkum apa yang dicapai dalam desain fisik, digunakan untuk menentukan apakah iya atau tidak untuk memproses fase implementasi

IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi sistem (Systems Implementation ) adalah proses pemasangan perangkat keras dan perangkat lunak sehingga SIA dan dijalakan.

Sebuah rencana implementasi (Implemenation plan) , terdiri atas implementasi tugas, tanggal penyelesaian yang diinginkan, estimasi biaya dan siapa yang bertanggung jawab terhadap masing-masing tugas. Rencana tersebut menspesifikasi factor-faktor yang menurunkan kecenderungan implementasi yang berhasil dan rencana tersebut mengandung sebuah strategi untuk mengatasi setiap factor.

Memilih dan Melatih Personel

Ketika para pegawai tidak cukup dilatih, perusahaan tidak akan memperoleh manfaat dan pengembalian atas investasi yang diharapkan. Perusahaan memberikan pelatihan yang tidak mencukupi karena memakan waktu dan mahal.

Para pegawai harus dilatih tentang perangkat keras, perangkat lunak dan segala kebijakan dan prosedur baru. Pelatihan harus dijadwalkan hanya sebelum pengujian dan konversi sistem.

• Dokumentasi pengembangan (Development Documentation) berisi deksripsi sistem, salinan tata letak layout, input serta file dan database, bagan alir program, hasil uji dan formulit penerimaan pengguna
• Dokumentasi operasi (Operations Documentation) termasuk jadwal pengoperasian, file dan database yang diakses, serta persyaratan perlengkapan, keamanan dan penyimpanan file.
• Dokumentasi pengguna (User Documentation) mengajarkan pengguna bagaimana untuk mengoperasikan SIA. Tindakan ini termasuk manual prosedur dan bahkan pelatihan

Menguji Sistem

Berikut adalah tiga bentuk pengujian yang umum:

1. Walk-through adalah tinjauan langkah demi langkah atas prosedur logika program untuk menemukan logika yang salah, kesalahan atau pengabaian atau masalah lainnya.
2. Processing test data (Uji pengolahan data) , termasuk seluruh transasksi valid dan semua kondisi kesalahan yang mungkin, dijalankan untuk menentukan apakah sebuah program beroperasi seperti yang didesain. Dengan begitu, transaksi valid ditangani dengan layak serta kesalahan yang didetesi dihadapi dengan tepat. Uji mengevaluasi hasil uji, sistem yang benar akan yang merespond tiap transaksi pengujian harus dispesifikasi terlebih dahulu.
3.  Acceptance test (Uji penerimaan) , Pengujian atas sistem baru menggunakan sejumlah transaksi nyata untk menentukan apakah kriteria yang dikembangkan pengguna terpenuhi.

KONVERSI SISTEM

Konversi (Conversion) adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Banyak elemen yang harus dikonversian; Perangkat keras, Perangkat lunak, File data dan prosedur. Proses tersebut lengkap ketika SIA baru adalah bagian rutin dan berkelanjutan dari sistem. Sistem konversi dibagi menjadi empat pendekatan.

• Direct Conversion menghentikan sistem yang lam ketika sistem yang baru diperkenalkan.
• Parallel Conversion mengoperasikan sistem yang lama dan baru secara bersamaan untuk satu periode.
• Phase-in Conversion secara bertahap menggantikan elemen-elemen dari sistem lama dengan yang baru.
• Pilot Conversion mengimplementasikan sebuah sistem di satu bagian organisasi seperti lokasi cabang

Konversi data dapat memakan waktu, menjemukan dan mahal. File data mungkin perlu dimodifikasi dalam tiga cara:

1.  File dapat dipindahkan ke sebuah media penyimpanan yang berbeda-beda misalnya, pita ke disk.
2.  Isi data dapat diubah misalnya, catatan dan field mungkin ditambahkan atau dihapus.
3. Format file atau database dapat diubah.

OPERASI DAN PEMELIHARAAN

Langkah SDLC yang terakhir adalah mengoperaskan dan memelihara sistem baru tersebut. Suatu tinjauan pasca-implementasi (Postimplementation review) dilakukan untuk menentukan apakah sistem tersebut memenuhi sasaran yang direncanakan.

Tinjauan yang dibuat setelah sistem baru setelah beroperasi dalam periode singkat untuk mengidentifikasi kecukupan standard sistem dan meninjau pengendalian sistem. Selama sistem beroperasi , 30% pekerjaan dilakukan selama pengembangan serta 70% dihabiskan untuk memodifikasi dan perbaruan perangkat lunak

STRATEGI PENGEMBANGAN DAN SIA

MEMBELI PERANGKAT LUNAK

Sebuah survey Deloitte and Touche menemukan bahwa sebagian besar chief information officer berharap untuk menggantikan sistem yang ada dengan paket-paket yang tersedia secara komersial.Perangkat kalengan (Canned Software) dijual ke para pengguna dengan persyaratan yang sama. Sistem turnkey (Turnkey System) adalah perangkat lunak dan perangkat keras yang dijua dalam bentuk paket. Banyak sistem turnkey dibuat oleh vendor yang berspesialisasi pada sebuah indutri tertentu, seperti dokter, took reparasi otomotif, restoran dan took enceran.

Perangkat yang membeli perangkat lunak SIA mengikuti siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle) normal kecuali untuk hal berikut:

• Selama desain sistem konseptual, perusahaan menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan SIA tersedia dan apabila tersedia, apakah membelinya atau membuat sendiri.
• Beberapa langkah desain fisik, implementasi dan konversi dapat diabaikan.

Memilih Vendor

Perangkat keras, layanan, pemeliharaan dan keputusan sumber daya SIA lainnya dapat dibuat secara independen dari keputusan untuk menciptakan atau membeli perangkat lunak, meskipun mereka mungkin bergantung pada keputusan tentang perangkat lunak. Vendor dipilih berdasarkan masukan, dari konferensi, majalah industry, internet dan lain-lain. Pemilihan harus dilakukan secara cermat

Memperoleh Perangkat Keras dan Perangkat Lunak.

Perusahaan yang membeli sistem yang besar atau kompleks mengirimi vendor dengan sebuah permintaan untuk proposal (Request For Proposal-RFP), meminta para vendor untuk mengajukan sebuah siste yang memenuhi kebutuhan perusahaan. Proposal terbaik diperiksa untuk memverifikasi bahwa persyaratan perusahaan dapat dipenuhi. penggunaan sebuah RFP penting karena:

1. Menghemat waktu. Informasi yang sama disediakan bagi seluruh vendor, mengeliminasi wawancara dan pertanyaan berulang
2. Menyederhanakan proses pembuatan keputusan. Seluruh respons ada dalam format yang sama dan didasarkan pada informasi  yang sama.
3. Mengurangi kesalahan. Kesempatan mengabaikan factor-faktor penting dikurangi
4. Menghindari potensi untuk ketidaksepakatan. Kedua pihak memilki ekspektasi yang sama dan informasi yang terkait dicatat.

Request for Proposal (RFP) untuk spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang terperinci akan memiliki biaya total yang lebih rendah dan memerlukan lebih sedikit waktu untuk disiapkan dan dievaluasi.

Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sebuah Sistem

Proposal yang kekurangan informasi penting, gagal untuk memenuhi persyaratan minimum, atau proposal yang ambigu harus dieliminasi. proposal yang lolos penyaringan awal ini dicocokan dengan persyaratan sistem untuk menentukan apakah seluruh persyaratan wajib telah dipenuhi dan seberapa banyak persyaratan yang di inginkan telah dipenuhi.

• Masalah  Benchmark (Benchmark Problem) adalah membandingkan sistem dengan menjalankan sebuah tugas  masukan, pemrosesan dan keluaran pada sistem computer yang berbeda dan mengevaluasi hasilnya.
• Penskoran Point (IPoint Scoring) adalah mengevaluasi seluruh manfaat proposal vendor dengan menugaskan sebuah bobot untuk tiap kriteria evaluasi berdasarkan kepentingan. Untuk masing-masing kriteria, para vendor diberikan skor berdasarkan seberapah baik proposal mereka memenuhi syarat  dan total skor terbobot dibandingkan.
• Penentuan Biaya Persyaratan (Requirement Costing) adalah mengestimasikan biaya pembelian atau pengembangan fitur-fitur yang tidak tersedia. Membandingkan sistem berdasarkan biaya seluruh fitur yang diperlukan, ketika perangkat lunak tidak memenuhi seluruh persyaratan, biaya mengembangkan fitur-fitur yang tidak tersedia diestimasikan dan ditambahkan ke biayanya.

PENGEMBANGAN OLEH DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI IN-HOUSE

Organisasi mengembangkan perangkat lunak yang dibuat khusus (Custome software) adalah perangkat lunak yang dikembangkan dan ditulis di dalam untuk  memenuhi kebutuhan unik sebuah perusahaan tertentu.

• Komputasi pengguna akhir (End User Computing-EUC) merupakan pengembangan, penggunaan dan pengendalian terus-menerus atas sistem informasi berbasis computer oleh para pengguna

Berikut adalah contoh pengembangan pengguna akhir yang sesuai:

1. Memuat informasi dari database perusahaan untuk menghasilkan laporan sederhana atau untuk menjawab query dalam satu waktu
2. Menjalankan analisis sensitivitas “bagaimana-jika” atau analisis statistic
3. Mengembangkan aplikasi menggunakan perangkat lunak seperti spreadsheet atau sistem database
4. Menyiapkan jadwal, seperti jadwal depresiasi dan amortisasi pinjaman.

Pengguna akhir tidak sesuai untuk sistem yang kompleks, seperti sistem yang memproses sejumlah besar transaksi atau memperbaharui catatan database. Oleh karena itu, sistem tersebut tidak digunakan untuk memproses penggajian, piutang dan utang, buku besar umum atau persediaan.

EUC menawarkan keuntungan sebaga berikut:

1. Penciptaan, pengendalian dan implentasi pengguna.  Para pengguna lebih mengendalikan proses pengembangan. Para pengguna memutuskan apakah sebuah sistem harus dikembangkan atau tidak dan informasi apa yang penting. Kepemilikan  ini membantu para pengguna mengembangkan sistem yang lebih baik.
2. Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna. Sistem yang dikembangkan oleh para pengguna akhir  cenderung memenuhi kebutuhan pengguna.
3. Ketepatan waktu. Banyak dari lamanya waktu penundaan dalam pengembangkan sistem tradisional terhindarkan.  Seperti analisis biaya keuntungan yang memakan waktu, definisi persyaratan mendetail dan penundaan serta birokrasi proses persetujuan.
4. Membebaskan sumber data sistem. Lebih banyak kebutuhan informasi yang dapat dicapai para pengguna, lebih banyak waktu yang dapat dimanfaatkan untuk aktivitas pengembangan dan pemeliharaan. Hal ini mengurangi baik kerjaan tertunda yang tampak maupun tidak tampak atas proyek pengembangan sistem.
5. Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan.Sebagian besar perangkat lunak EUC mudah dipahami dan digunakan. Para pengguna dapat mengubah informasi yang mereka hasilkan atau dimodifikasi  aplikasi mereka kapanpun persyaratannya berubah. Dengan menggunakan sebuah laptop, para pegawai dapat menyelesaikan pekerjaannya di rumah, di pesawat—hampir di mana saja.

Mengelola dan Mengendalikan Komputasi Pengguna Akhir

Organisasi harus mengelola dan mengendalikan EUC. Membentuk pengendalian departemen SI menghalangi EUC  dan mengeliminasi manfaatnya. Meski demikian, jika organisasi tetap menjaga tidak adanya pengendalian terhadap para pengguna akhir, seperti jenis peralatann apa yang dibeli EUC atau bagaimana peralatan tersebut digunakan, hal tersebut akan cenderung akan menimbulkan masalah yang signifikan. Cara terbaik yaitu menyediakan panduan dan standard yang cukup untuk mengendalikan sistem tersebut, tetapi memungkinkan para pengguna secara fleksibel mendapatkan kebutuhan mereka.

• Help desk  mendukung dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir. Help Desk , para analis dan teknisi yang menjawab pertanyaan pegawai dengan tujuan mendorong, mendukung, mengarahkan dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir.
• Tugas-tugas Help Desk adalah menyelesaikan masalah, menyebarkan informasi, mengevaluasi produk perangkat keras dan perangkat lunak baru serta memberitahukan para pengguna cara menggunakannya, membantu dalam pengembangan aplikasi, serta memberikan pemeliharaan dan dukungan teknis.
• Help Desk juga mengembangkan dan mengimplementasikan standard dalam pembelian perangkat keras dan perangkat lunak dokumentasi, pengujian aplikasi dan keamanan.
• Help Desk mengendalikan akses dan membagikan data koorporasi di antara para pengguna akhir, seraya memastikan bahwa data tersebut tidak diduplikasikan dan akses terhadap data rahasia tetap dibatasi.

MENGALIHDAYAKAN SISTEM

Pengalihdayaan (Outsourcing) adalah mempekerjakan sebuah perusahaan luar untuk menangani seluruh atau sebagian aktivitas pengolahan data organisasi. Dalam mainframe persetujuan pegalihdayaan (Outsourcing), pengalih daya (Outsourcer) membeli  computer klien, mempekerjakan pegawai SI klien dan mengelola sistem di situs klien atau memindahkan sistem terseut ke computer pengalih daya. Outsourcing sendiri memiliki kelebihan dan kekurangan

Meskipun demikian tidak semua outsourcing berhasil. Hal ini disebabkan oleh kegagalan dalam mempersiapkan secara tepat.

MANAJEMEN PROSES BISNIS

Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering-BPR) adalah sebuah analisis dan desain ulang menyeluruh atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan dan pengotomatisasian proses bisnis sebuah organisasi.

Manajemen proses binis (Business Process Management-BPM) adalah sebuah pendekatan sistematis untuk secara berkelanjutan meningkatkan dan mengoptimalkan proses bisnis. Sebuah peningkatan yang lebih bertahap yang difasilitasi oleh teknologi.  Sebagai hasilnya, BPM adalah cara yang tepat untuk memperkenalkan baik kemampuan perubahan manusia maupun teknologi ke sebuah organisasi.

Beberapa prinsip penting yang mendasari BPM adalah sebagai berikut:  

1.  Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan/keunggulan kompetitif
2. Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung
3. Proses bisnis haruslah cekatan
4. Proses bisnis haruslah selaras dengan strategi dan kebutuhan keorganisasian.

Sistem manajemen proses bisnis (Business Process Management System-BPMS) adalah  sistem seluruh perusahaan yang mendukung aktivitas koorporasi. Meski demikian, sistem ERP adalah berfokus pada data dan BPMS berfokus pada proses.

Sistem manajemen proses bisnis-BPMS memiliki empat komponen utama berikut:

1. Sebuah mesin proses untuk memodelkan dan menjalankan aplikasi termaksud aturan bisnis
2. Analisis bisnis untuk membantu mengidentifikasi dan bereaksi terhadap isu-isu, trend an peluang bisnis
3. Alat-alat kolaborasi untuk menghapus penghalang komunikasi.
4. Pengelola isi untuk menyimpan dan mengamankan dokumen, gambar, file elektronik lain.Langkah-langkah untuk prototipe:

Manfaat pengendalian BPMS adalah jejak audit melekat.. Proses tersebut mengawasi dan melacak sistem yang mendokumentasikan serta menautkan seluruh tindakan dari langkah-langkah berdasarkan urutan terjadinya dalam sebuah log process, mempermudah untuk melacak segala yang terjadi. Ini memungkinkan para auditor untuk secara berkelanjutan mengaudit proses bisnis sementara mereka aktif bekerja dan seterusnya.

PROTOTYPING

Prototyping adalah sebuah pendekatan desain sistem yang berada dalam suatu model kerja disederhanakan atau prototyping adalah sebuah SI dikembangkan. Para pengembang menggunakan prototype masih melalui SDLC. Prototipe membantu mengetahui kebutuhan pengguna dan mmbantu para pengembang serta pengguna membuat keputusan desain konseptual dan fisik.

• Prototipe Operasional (Operational Prototyping) adalah prototype yang dikembangkan lebih jauh ke dalam sistem yang sepenuhnya fungsional. 
• Prototipe “dibuang” Non-Operasional (Non-Operational Prototyping) adalah prototype yang dibuang tetapi persyaratan sistem yang diidentifikasi dari prototype digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem baru.

Prototipe kurang sesuai untuk sistem yang besar atau kompleks yang memuat komponen-komponen keorganisasian yang penting atau batas-batas lintas-organisasi atau untuk pengembangan komponen-komponen SIA standard seperti piutang atau manajemen persediaan

REKAYASA PERANGKAT LUNAK DIBANTU KOMPUTER

Rekayasa (sistem) perangkat lunak dibantu computer (Computer-Aided software (or system) engineering-CASE) adalah sebuah paket alat-alat terintegrasi yang digunakan oleh para pendesain ahli untuk membantu merencanakan, menganalisis, mendesain, memprogram dan memelihara sebuah sistem informasi.

Perangkat lunak CASE secara khusus memiliki peralatan (tool) untuk perencanaan strategis, manajemen proyek dan sistem, desain sistem, tata letak penyaringan dan laporan serta penghasil kode otomatis

Alat-alat CASE menyediakan sejumlah keuntungan sebagai berikut:

1. Meningkatkan produktivitas. CASE dapat menghasilakn kode bebas-bug dari spesifikasi sistem dan dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang.
2. Meningkatkan kualitas program. Alat-alat CASE sederhannya menerapkan standard-standar pengembangan terstruktur, mengecek ketepatan internal desain dan mendeteksi inkonsistensi
3.  Menghemat biaya.
4. Meningkatkan prosedur pengendalian. Alat-alat CASE mendorong pengendalian sistem, ukuran keamanan dan keterauditan sistem dan prosedur penanganan-kesalahan lebi dini dalam proses desain.
5. Dokumentasi yang disederhanakan. CASE secara otomatis mendokumentasikan sistem sebagai kemajuan pengembangan.

Beberapa masalah yang lebih serius dengan teknologi CASE meliputi:

• Inkompatibilitas. Beberapa alat CASE tidak berinteraksi secara efektif dengan sistem lain.
• Biaya. Teknologi CASE mahal, diluar jangkauan banyak perusahaan kecil.
• Ekspektasi yang tidak terpenuhi.

PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

Oleh karena kita hidup dalam sebuah dunia yang sangat kompetitif dan selalu berubah, maka pada waku tertentu sebagian besar organisasi akan meningkatkan atau mengganti system informasinya. Perusahaan-perusahaan mengubah system mereka untuk alasan sebagai berikut:

• Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis.
• Perubahan teknologi.
• Peningkatan proses bisnis.
• Keunggulan kompetitif.
• Peningkatan produktivitas.
• Integrasi system.
• Umur system dan kebutuhan penggantian.

PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle-SDL) adalah sebuah proses lima langkah yang digunakan untuk mendesain dan mengimplementasikan sebuah system baru.

• Analisis Sistem

Tahap awal dari SDLC adalah Analisis system (Systems Analysis). Tahap ini dilakukan oleh analis system (system analyst). analis system (system analyst) adalah seorang yang ddidik khusus untuk mengembangkan system secara professional. Alasan menggunakan analis sitem di metode SDLC adalah karena metode ini digunakan untuk mengembangkan system teknologi informasi yang kompleks serta agar penggunaan sumber daya terbatas menjadi lebih baik.

• Desain Konseptual

Selama desan konseptual (conceptual design), perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan pengguna. Langkah SDLC kedua dimana para analisis memutuskan bagaimana mencapai kebutuhan pengguna, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternative desain, serta mengembangkan spesifikasi mendetail bagi apa yang dicapai system tersebut dan bagaimana system tesebut dikendalikan. 

• Desain Fisik

Langkah SDLC ketiga dimana persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna diterjemakan kedalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk mengode dan menguji perangkat lunak, mendesain input/output, membuat file/database, mengembangkan prosedur dan mengimplementasikan pengendalian

• Implementasi Dan Konversi

Seluruh elemen dan aktvitas tersebut dating bersama-sama dalam fase implementasi dan koversi (implementation and convertion). Langkah SDLC ini dimana perusahaan mempekerjakan dan melatih pegawai, menguji dan memodifikasi prosedur

• Operasi Dan Pemeliharaan

Selama proses operasi dan pemeliharaan sistem baru tersebut secara periodic ditinjau dan modifikasi serta peningkatan yang perlu dibuat. Sebagai tambahan untuk kelima fase ini, tiga aktivitas ; Perencanaan,mengelola reaksi perilaku terhadap perubahan dan menilai kelayakan atas proyek yang sedanf dilakukan pada seluruh siklus hidup.

Seluruh orang harus bekerja sama untuk megembangkan dan mengimplementasikan sebuah SIA dengan sukses

Manajemen : Para pengembang sistem yang paling penting dari manajemen adalah menekankan pentingnya melibatkan para pengguna dalam proses tersebut, member dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan menyelaraskan sistem dengan strategi-strategi koorporasi.

Pengguna : Para pengguna SIA/Sistem mengomunikasikan informasi yang dibutuhkan ke pengembang sistem.

Panitia pengarah sistem informasi : Sebuah Panitia pengarah sistem informasi (Information system steering committee) tingkat eksekutif merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi. Panitia ini terdiri atas manajemen tingkat tinggi, seperti controller.

Tim pengembang proyek : Setiap proyek pengembangan memiliki sebuah tim analis dan spesialis sistem, manajer, akuntan dan pengguna untuk memandu pengembangnya. Para anggota tim merencanakan tiap proyek, mengawasinya untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan biaya yang efektif,memastikan pertimbangan layak diberikan ke elemen sumber daya manusia serta mengomunikasikan status proyek ke manajemen puncak dan panitia penyelenggaran.

Sebuah pendekatan tim biasanya memberikan hasil yang lebih baik da mempermudah penerimaan dari pengguna atas sistem tersebut.

Analis dan pemogram sistem: Analis sistem (Systems Analyst) membantu para pengguna menentukan kebutuhan informasi mereka, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemogram computer. Para analisi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan pengguna.

Pemogram computer (Computer Programmer) membuat dan menguji sejumlah program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis. Mereka memodifikasi dan merawat program computer yang sudah ada.

Para pemain eksternal: Para pelanggan, pejual, auditor eksternal dan entitas pemerintah memainkan sebuah peran dalam pengembangan sistem.

MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM

Perencanaan memiliki keuntungan-keutungan yang jelas. Perencanaan juga memungkinkan tujuan dan sasaran system disesuaikan dengan rencana strategis keseluruhan organisasi tersebut.  Ketika pengembangan direncanakan dengan buruk, sebuah perusahaan biasanya harus kembali ke fase sebelumnya serta mengoreksi kesalahan dan kelemahan desain. Ada dua rencana pengembangan system yang diperlukan.

1. Rencana pengembangan proyek (Project Development Plan) ,disiapkan oleh tim proyek, berisi sebuah analisis biaya, manfaat, persyaratan pengembangan dan kebutuhan operasional (Orang, Perangkat Keras, Perangkat lunak dan Keuangan) serta sebuah daftar aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.
2. Rencana induk (Master Plan) , Rencana yang menjelaskan system tersebut akan berisi apa saja, bagaimana system akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, status proyek-proyek dalam proses, prioritas proyek yang direncanakan dan criteria prioritas.

Teknik-Teknik Perencanaan

PERT dan Bagan Gantt adalah teknik-teknik untuk menentukan waktu dan mengawasi aktivias-aktivitas pengembangan system.

• Program Evaluation and Review Techique (PERT) sebuah cara merencanakan, mengembangkan, mengoordinasikan, mengendalikan dan menentukan waktu dari aktivitas-aktivitas pengembangan system;
• Critical Path adalah jalur PERT yang memerlukan jumlah waktu terbesar untuk menyelesaikan sebuah proyek; Jika sebuah aktivitas Critical Path tertunda, seluruh proyek tertunda.
• Gant Chart adalah sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan proyek.

ANALISIS KELAYAKAN

Studi kelayakan (Feasibility Study) adalah sebuah penyelidikan untuk menentukan apakah praktis untuk mengembangkan sebuah aplikasi atau system baru. Studi kelayakan disiapkan dengan input dari manajemen, akuntan, personel system dan pengguna. 

•  Kelayakan ekonomi  (Economic feasibility) ,Menentukan manfaat yang didapatkan lebih besar disbanding dengan biaya yang dikeluarkan.
• Kelayakan teknis (Techical feasibility) , menentukan apakah system yang diajukan dapat dikembangkan dengan teknologi yang ada.
• Kelayakan hukum (Legal feasibility) , Menentukan apakah system tersebut mematuhi aturan yang berlaku.
• Kelayakan penjadwalan (Scheduling feasibility) , Menentukan apakah system yang diajukan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan.
• Kelayakan operasional (Operational feasibility) , Menentukan apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan dan mengoperasikan system yang diajukan dan akankah para pegawai menggunakan system tersebut.

Modal penganggaran modal (Capital budgeting model), Sebuah pengembalian atas investas yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaya yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah system bermanfaat.  Berikut adalah tiga tenik penggaran modal yang paling umum digunakan:

1. Payback Period , adalah jumlah tahun yang diperlukan agar inversitasi bersih menyamai biaya investasi awalnya. Teknik payback period biasanya paling sering digunakan.
2. Net Present Value, adalah teknik pengembalian atas investasi yang mendiskontokan seluruh kas masa depan yang diestimasi kembali ke masa sekarang dengan menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang.
3. Internal Rate of Return , tingkat bunga efektif yang menghasilkan NPV nol. Teknik pengembalian atas investasi yang menghitung tingkat bunga yang membuat nilai sekarang dari total biaya sama dengan nilai sekran total simpanan.

ASPEK PERILAKU PERUBAHAN

Individu yang berpartisipasi dalam pengembangan system adalah agen perubahan yang secar berkelanjutan dihadapkan dengan perlawanan terhadap perubahan. Aspek perilaku perubahan (Behavioral aspect of change)  sangat krusial karena system terbaik akan gagal tanpa dukungan dari orang-orang yang ia layani. Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawanan terjadi.

Perlawanan biasanya berupa salah satu dari ketiga bentuk ini : Agresi, Proyeksi atau penghindaran.

Agresi (Aggression) adalah perilaku yang menghancurkan, melumpuhkan atau melemahkan efektivitas system. Seperti peningkatan tingkat kesalahan, gangguan atau sabotase yang disengaja.

Proyeksi (Proyeksi) adalah menyalahkan system baru atas semua kesalahan yang terjadi. Sistem tersebut menjadi kambing hitam untu seluruh kesalahan yang benar-benar terjadi atau yang direkayasa.

Penghindaran (Avoidance) adalah mengabaikan system baru denan harapan agar masalah (system( akan segera pergi.

Unsur manusia biasanya merupakan masalah paling signifikan yang dihadapi sebuah perusahaan dalam mengimplementasikan sebuah system, dapat ditingkatkan dengan mengamati panduan sebagai berikut:

ANALISIS SISTEM

Ketika sebuah system baru atau peningkatan system dibutuhkan, sebuah Permintaan untuk pengembangan system (Request for System Development) tertulis disiapkan. Permintaan tersebut menjelaskan masalah-masalah saat ini, alas an untuk perubahan, tujaan system yang diusulkan serta manfaat dan biaya yang diantisipasi. Berikut langkah-langkah dalam analisis system:

1. Penyelidikan awal (Initial investigation) ,dilakukan untuk menyaring permintaan atas pengembangan system. Hal ini untuk menentukan apakah sebuah system baru dibutuhkan dan layak.
2. Proposal untuk menjalankan analisis system (Proposal to conduct system analysis),  disiapkan untuk proyek-proyek yang disetujui. Sebuah permintaan untuk menyelesaikan fase analisis system bagi sebuah proyek yang membuatnya melalui penyelidikan awal.
3. Kuesioner, digunakan ketika jumlah informasi yang akan dikumpulkan sedikit dan ditentukan dengan jelas, diperoleh dari banyak orang. Kuesioner relative memerlukan sedikit waktu untuk dikelola .
4. Observasi, digunakan untuk memverifikasi informasi yang dikumpulkan menggunakan pendekatan lain serta untuk menentukan bagaimana sebuah system sesungguhnya bekerja dibandingkan bagaimana ia seharusnya bekerja.
5. Dokumentasi system (System documentation), menjelaskan bagaimana system diinginkan untuk bekerja.
6. Model fisik (Physical model), mengilustrasikan bagaimana sebuah system berfungsi dengan menjelaskan aliran dokumen, proses-proses computer yang dijalankan, orang-orang yang menjalankannya serta peralatan yang digunakan.
7. Model logika (Logical model), Berfokus pada aktivitas mendasar (apa yang dilakukan) dan arus informasi,bukan pada proses fisik dalam mentransformasi dan menyimpan data.
8. Laporan survei system (System survey report), Sebuah laporan yang merangkum seluruh aktivitas yang terjadi selama survey system, termasuk dokumentasi yang relevan.Laporan analisis system (System analysis report), Laporan komprehesif yang berisi rangkuman analisis system yang mendokumentasikan temuan-temuan aktivitas analisis.

TOPIK KHUSUS DALAM PEMODELAN REA

TOPIK PEMODELAN SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN TAMBAHAN

PENEMPATAN PERISTIWA DAN ATRIBUT SIKLUS PENDAPATAN TAMBAHAN

Kardinalitas minimum merefleksikan fakta bahwa dua peristiwa terjadi secara berurutan. Kardinalitas maksimum merefleksikan fakta bahwa terkadang perusahaan mungkin kehabisan stok satu atau lebih barang yang dipesan. Oleh karena itu perusahaan kemungkinan melakukan berbagai aktivitas gudang untuk memenuhi pesanan tertentu secara lengkap. 

Hubungan antara peristiwa mengisi pesanan pelanggan dan mengirim pesanan adalah 1:1. Kardinalitas minimum merefleksikan fakta bahwa dua peristiwa tersebut berurutan. Kardnalitas maksimum adalah praktik-praktik khusus terbaik yang dilakukan oleh sebagian besar perusahaan.

PENEMPATAN PERISTIWA DAN ATRIBUT SIKLUS PENGELUARAN TAMBAHAN

figure : Diagram REA yang diperpanjang untuk siklus pengeluaran

FITUR REA TAMBAHAN

Figure : Diagram REA SIklus Pendapatan yang diperpanjang dan Figure : Diagram REA Siklus Pengeluaran yang diperpanjang menggambarkan beberapa elemen tambahan model data REA. Peran pegawai, hubungan agen-peristiwa M:N, lokasi serta hubungan antara sumber daya dan agen.

Peran Pegawai

Mengidentifikasikan peran yang dimainkan oleh seorang pegawai (misalnya personel penjualan, pegawai gudang). Informasi ini memperkaya diagram REA dan dapat digunakan untuk memverifikasi fungsi pekerjaan dipisahkan secara tepat

Hubungan Agen-Peristiwa M:N

Hubungan agen-peristiwa M:N terjadi ketika sebuah aktivitas dijalankan oleh lebih dari satu pegawai, sebelum manajemen ingin menggunakan kemampuannya mengawasi kinerja tiap individu.

 Lokasi

Gudang dan Institusi keuangan, entitas ini menyimpan informasi mengenai lokasi sumber daya yang disimpan dan peristiwa tertentu berlangsung. Banyak perusahaan memiliki jumlah gudang lebih dari satu. Pasangan kardinalitas yang menghubungkan entitas gudang dan persediaan merefleksikan beberapa situasi umum.

Hubungan antara sumber daya dan agen

Hubungan ini merefleksikkan praktik umum terbaik dari pengidentifikasian pemasok yang diajukan dan pemasok alternative untuk barang persediaan tertentu. Hubungan srupa antara sumber daya dan pegawai dapat digunakan untuk membuat model petanggungjawaban dan akuntabilitas.

MODEL REA SIKLUS PRODUKSI

ENTITAS TAMBAHAN- KEKAYAAN INTELEKTUAL

Tiga entitas khusus- Dokumen Bahan Baku, Daftar Operasi Pekerja dan Daftar Operasi Mesin- yang menyimpan bagian penting kekayaan intelektual perusahaan manufaktur. Entitas dokumen bahan baku mengandung informasi mengenai bahan baku yang digunakan untuk membuat produk jadi. Ia menyertakan data mengenai kualitas standar setiap bahan baku yang harus digunakan untuk membuat produk tersebut. Oleh karena itu, dokumen bahan baku dapat dianggap seperti daftar bahan-bahan dalam sebuah resep.Namun daftar itu tidaklah cukup untuk memproduksi sebuah produk—Instruksi terkait cara mengombinasikan komponen-komponen tersebut, termaksud urutan langkah yang tepat juga diperlukan.

Entitas operasi pekerja menyimpan instruksi terkait aktivitas tenaga kerja, sedangkan entitas daftar operasi mesin menyimpan instruksi tindakan penggunaan berbagai komponen peralatan. Kedua entitas juga menyimpa data mengenai standar waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi.

Hubungan antara bahan baku dan pengeluaran bahan baku adalah M:N karena bahan baku yang sama dapat dikaitkan ke banyak peristiwa berbeda atas pengeluaran bahan baku tersebut, sebaliknya sering kali keseluruhan bahan baku berbeda diperlukan untuk memproduksi sebuah produk dipergunakan pada waktu yang sama; karenanya, satu peristiwa  pengeluaran bahan baku dapat ditautkan ke banak baris berbeda dalam table bahan baku.

Hubungan antara sumberdaya persediaan barang jadi serta entita daftar operasi pekerjaan dan daftar operasi mesin adalah 1:N. hubungan tersebut merefleksikan fakta bahwa setiap baris dalam entitas daftar mempresentasikan informasi mengenai sebuah aktivitas tertentu yang diperlukan untuk membuat sebuah produk tertentu.

PERISTIWA SIKLUS PRODUKSI

Data mengenai bahan baku actual yang digunakan dalam produksi disimpan dalam entias pengeluaran bahan baku, begitu pula dengan informasi mengenai tenaga kerja dan operasi mesin actual yang dijalankan, termaksuk lama waktu waktual yang diperlukan oleh masing-masing aktivitas, mereka disimpan dalam entitas menjalankan operasi pekejaan dan menjalankan operasi mesin secara berurutan. Kinerja dapat dievaluasi dengan membandingkan data pada tiga entitas peristiwa tersebut denan informasi tentang standar yang disimpan dalam entitas informasi berhubungan (Daftar Bahan Baku, Daftar Operasi Pekerjaan dan Daftar Operasi Mesin).

Entitas peristiwa menjalankan operasi pekerjaan merupakan contoh dari peristiwa memberikan sumberdaya. Ia menctat penggunaan waktu pegawai.  Sedangkan peristiwa menjalankan operasi mesin serupa dengan peristiwa menjalankan operasi pekerjaan  kecuali, jika ia menatat informasi mengenai penggunaan komponen mesin atau peralatan tertentu. Informasi ini tidak hanya berguna untuk menentukan biaya produk, tetap juga menjadwalkan perawatannya. Perhatian bahwa peristiwa menjalankan operasi mesin tidak digunakan untuk mencatat depresiasi. Biaya depresiasi jaran berkaitan dengan penggunaan peralatan actual. Depresiasi tidak dimodelkan sebagai sebuah peristia dalam diagram REA karena ia merupakan konsep akuntansi yang secara leluasa mengalokasikan biaya dari sumber daya yang diperoleh ke periode fiskla fiscal yang berbeda.

Entitas work-in-process digunakan untuk mengumpulkan dan merangkum data mengenai bahan baku, tenaga kerja dan operasi mesin yang digunakan untuk memproduksi sejumlah barang, hubungan antara work-in-process dan ketiga entitas peristiwa seluruhnya adalah 1:N, merefleksikan fakta bahwa tiap produksi yang dijalankan mungkin melibatkan sejumlah pengeluaran bahan baku, operasi tenaga kerja dan operasi mesin.

MODEL DATA SDM/PENGGAJIAN KOMBINASI

ENTITAS SIKLUS SDM

Entitas pegawai dihubungkan hamper ke setiap entitas lain pada diagram tersebut, merefleksikan pentingnya para pegawai untuk organisasi. Entitas pegawai menyimpan banyak data yang secara khusus ditemukan dalam berkas induk, pegawai (penggajian); nama, tanggal dipekerjakan, tanggal lahir, tariff gaji, jabatan, supervisor, jumlah tanggungan, potongan dan informasi mengenai pengurangan sukarela.

Entitas keterampilan berisi data mengenai keterampilan kerja berbeda yang berguna bagi organisasi. Akan ada sebuah baris dalam table ini untuk setiap keterampilan pekerjaan utama. Hubungan antara keterampilan dan pegawai ini dimodelkan sebagai hubungan M:N karena seorang pegawai mungkin memiliki sejumlah kerampilan kerja dan sebaliknya, beberapa pegawai mungkin memiliki keterampilan yang sama.

Entitas peristiwa Pelatihan merepresentasikan berbagai seminar, program pelatihan dan peluang lain yang diberikan kepada para pegawai untuk mengembangkan dan memelihara keterampilannya. Oleh karena itu, entitas ini menyimpan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas serta biaya kegiatan pelatihan dan pengembangan. Hubungan antara entitas pegawai dan pelatihan adalah M:N karena seorang pegawai tertentu dari waktu ke waktu akan menghadiri sejumlah kursus pelatihan, tetapi beberapa pegawai mungkin menghadiri kelas pelatihan khusus yang sama. Hubungan antara keterampilan dan pelatihan adalah 1:N karena setiap kursus dirancang untuk mengembangkan suatu keterampilan tertentu, tetapi setiap saat keterampilan mungkin diajakrkn di banyak waktu yang berbeda.

Entitas peristiwa Perekrutan menyimpan data mengenai aktivitas yang dijalankan untuk memberiahu public atas pembukaan lowongan kerja. Data yang dicatat dalam entitas ini berguna untuk mendokumentasikan kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan dan juga untuk mengevaluasi efektivitas dari berbagai metode yang digunakan untuk mengumumkan lowongan pekerjaan. Hubungan M:N antara keterampilan dan perekrutan merefleksikan fakta bahwa setiap iklan mungkin mencari beberapa keterampilan khusus dan seiring berjalannya waktu, mungkin terdapat beberapa iklan keterampilan khusus. Hubungan antara peristiwa Perekrutan dan Pelamar Kerja dimodelkan sebagai hubungan M:N karena banyak orang secara khusus melamar setiap pembukaan lowongan pekerjaa, tetapi seorang individu tertentu kemungkinan juga merespons lebih dari satu peristiwa perekrutan.

MODEL DATA AKTIVITAS PEMBIAYAAN

Peristiwa menerbitkan utang adalah sebuah jenis penerimaan kas khusus: karenanya, ia dihubungkan ke entitas sumber daya kas. Hal tersebut sering dimodelkan sebagai sebuah entitas peristiwa terpisah yang berbeda dari “Menerima Kas” karena ia mengandung atribut yang berbeda dari atribut yang diasosiakan dengan penerimaan kas yang dihasilkan dari peristiwa penjualan.

Pembayaran terkait utang( baik pembayaran bunga periodic atau pembayaran pokok saat jatuh tempo) merupakan pengeluaran kas. Biasanya, organisasi menuliskan satu cek untuk jumlah total bunga yang harus dibayarkan atas sebuah obligasi atau nota tertentu dan mengirimkannya ke agen transfer yang kemudian menangani distribusi cek individu ke setiap kreditor.

Transaksi ekuitas dimodelkan serupa dengan cara transaksi utang. Peristiwa Penerbitan Saham adalah sebuah jenis penerimaan kas khusus yang diasosiasikan dengan penerbitan saham dan pembayaran dividen adalah jenis pengeluaran kas lainnya. Sama dengan utang sebagaian besar perusahaan tidak berhadapan secara langsung dengan pemegang saham individu. Penerbitan saham dan utang tidak selalu sering terjadi. Terlebih lagi, informasi yang dikaitkan dengan peristiwa ini (nilai paritas, kas actual yang diterima dsb) perlu ditahan bertahun-tahun guna melaak akun entitas dan utang untuk menyiapkan laporan keuangan. Oleh karena itu, informasi mengenai kedua peristiwa ini lebih dikelola tanpa batasan-batasan dihapus pada akhir periode fiskla seperti peristiwa lainnya.