SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam aktivitas pengeluaran, pertukran informasi eksternal utama dengan pemasoknya (vendor). Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting, sebagai berikut:

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok mana yang menyediakan kualitas, layanan dan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengkonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkann setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dkelola untuk memaksimalkan arus kas?

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Kebanyakan organisasi dalam skala besar menggunakan ERP karena Sistem ERP mendukung aktivitas dalam siklus pengeluaran suatu organisasi.

Sebagaimana suatu departemen pengendalian persedian organisasi memiliki tanggung jawab untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap depatemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang.
Setelah permintaan disetujui, system akan mencari file induk untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok setelah itu system kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI (Electronic Data Interchange)

Sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (Radio Frequency Identification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang. Para pekerja penerimaan menginspeksi barang dan menggunakan sebuah terminal online untuk memasukkan  informasi mengenai kuantitas dan kondisi dari barang yang diterima.

Setelah itu organisasi membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan FEDI (Financial Electronic Data Interchange),  tetapi bagi pemasok yang lebih kecil tetap mencetak cek kertas. Ketika sebuah pembayaran EFT (Electronic Funds Transfer) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, system tersebut memperbaharui file utang, faktur terbuka dan buku besar umum.

Untuk pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI.

1. PEMESANAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN DAN JASA

Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan bahan baku, perlengkapan atau jasa.  Dalam kaitannya dengan pemesanan terlebih dahulu mengidentifikasi apa, kapan dan berapah banyak yang dibeli dan kemuadian memilih dari pemasok mana untuk membeli.

·        Economic Order Quantity (Kuantitas Pesanan Ekonomis)

 Pendekatan traditional biasa disebut EOQ adalah Ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan dan kehabisan stok

·        Reorder Point (Titik pemesanan ulang)

Menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.

·        Materials Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Material)

Sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

·        Just-In-Time (Sistem Persediaan Just-In-Time)

Sebuah system yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan meproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya yang diperkirakan.

Perbedaan besar antara MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi.Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan, sehingga membuat kuantitas “optimal” pada persediaan barang jadi. Sedangkan system JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan pelanggan. Baik system MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.

Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi , langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

·        Purchase Order (Pesanan Pembelian)

Sebuah dokumen yang secara formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimannya.

·        Blanket Purchase Order (Pesanan Pembelian Blanket)

Sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya tahun.

·       Vendor Managed Inventory (Persediaan Vendor yang dikelola)

Praktik dimana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok mengakses system point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang disepakati.

2. PENERIMAAN

Aktivitas bisnis kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpan atas barang yang dipesan.  Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembelian terbuka untuk menverifikasi bahwa barang diproses.

·         Receiving Report (Laporan Bulanan)

Sebuah dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman termaksud tanggal diterima, pengiriman, pemasok dan nomor pesanan.

Laporan ini juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas barang yang diterima

3. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan. Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut paket voucher (Voucher Package).

·        Voucher Package (Paket Voucher)

Seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur pemasok.

·        Non-Voucher System (Sistem Non-Voucher)

Sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk diposting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan Voucher System.

·        Voucher System (Sistem Voucher)

Metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan, bukannya memposting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang.

Disbursement Voucher mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengan Non-Voucher System.

·         Disbursement Voucher

Dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.

·         Evaluated Receipt Settlement

Sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara traditional ( faktur pemasok, laporan penerimaan dan pesanan pembelian ) dengan mencocokkan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan. 

·         Procurement Card

Sebuah kartu kredit koorporasi yang para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.

4. PENGELUARAN KAS

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok. Pembayaran dibuat ketika mengirimkan kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT (Electronic Fund Transfer dan FEDI (Financial Electronic Data Interchange) semakin meningkat.

SIKLUS PENDAPATAN DAN PENERIMAAN KAS

PENDAHULUAN

SikIus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yag terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Pertukaran informasi eksternal yang paling utama dari siklus ini adalah dengan pelanggan. Informasi mengenai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut.

1.  Sejauh mana produk harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan?
2.  Seberapah banyak persediaan yang harus dimiliki dan dimana persedian tersebut harus ditempatkan?
3.  Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskan perusahaan menjalankan fungsi outsourcing ke pihak ketiga dalam bidang logistic?
4.   Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
5.  Haruskan kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang ditawarkan? Seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan.
6. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

DOKUMEN YANG DIPERLUKAN DALAM SIKLUS PENDAPATAN

• Back order adalah sebuah dokumen yang mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang dibuat ketika tidak ada persediaan yang mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan.
• Picking order adalah sebuah dokumen yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk mengeluarkan barang tersebut ke departemen pengiriman
• CRM (Customer Relationship Management) adalah  perangkat lunak yang mengatur informasi mengenai pelanggan dengan cara menfasilitasi layanan yang efisien dan personal.
•  Packing slip adalah sebuah dokumen yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman  
• Bill of Landing adalah sebuah kontrak hokum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang ketika barang tersebut sedang dalam transit.
• Faktur adalah sebuah dokumen yang memberitahukan kepada pelanggan mengenai jumlah dari penjualan dan kemana mengirimkan pembayarannya
• Memo Kredit adalah sebuah dokumen, disetujui oleh manajer kredit yang mengotorisasi departemen penagihan untuk mengkredit rekening seorang pelanggan.
• Remittance List ( Daftar pengiriman uang) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat.
•  Lockbox adalah sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan uangnya.
•  Electronic Lockbox adalah pengaturan lockbox dimana bank secara elektronik mengirimkan informasi tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah yang disetorkan segera setelah menerima pembayaran
• Electronic Funds Transfer (EFT) adalah transfer dana melalui penggunaan perangkat lunak perbankan secara online.
• Financial Electronic Data Interchange (FEDI) adalah kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk disertakan dalam satu paket elektronik.
• Universal Payment Identification Code (UPIC) adalah sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi detail mengenai rekening banknya.

• Open-Invoice Method (Metode Faktur Terbuka) 

Metode Faktur Terbuka adalah Metode untuk memelihara piutang yang mana pelanggan membayar berdasarkan setiap faktur. Biasanya, dua salinan faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan suatu salinan dengan pembayaran.

Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikembalikan kembali (turnaround document) yang disebut sebagai 

• Remittance advice (Nota Pengiriman Uang)

 Remittance advice (Nota Pengiriman Uang) adalah sebuah salinan faktur penjualan yang dikembalikan dengan pembayaran pelanggan yang mengindikasikan faktur, laporan atau hal-hal lain yang dibayarkan.

• Balance Forward Method (Metode Saldo Maju) 

Metode Saldo Maju adalah metode pemeliharan piutang yang mana pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukan dalam sebuah laporan bulanan, nukan berdasarkan tiap-tiap fakturnya. Pengiriman uang diterapkan terhadap total saldo rekening, bukan faktur tertentu.

• Monthly statement (Laporan Bulanan)

Laporan Bulanan adalah sebuah dokumen yang mencantumkan seluruh transaksi yang terjadi selama sebulan yang laku dan informasi atas saldo rekeninnng terakhir pelanggan.

• Cycle Billing (Siklus Siklus) , Laporan bulanan disiapkan bagi subset pelanggan pada waktu yang berbeda

Tujuan utama dari fungsi penerimaan kas adalah mengamanakan pengiriman uang pelanngan. Prosedur pengendalian khusus harus dipergunakan karena kas sangat mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian paling efektif untuk mengurangi risiko atas pencurian tersebut. Fungsi-fungsi yang harus dipisahkan untuk penerimaan kas dari penjualan meliputi:

PENGAUDITAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Pengauditan internal (internal auditing) adalah sebuah aktivitas independen, menjamin objectivitas serta konsulatasi yang didesain untuk menambah nilai serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi termaksud membantu dalam mendesain dan implementasi dari sebuah SIA.

Pengauditan internal membantu sebuah organisasi mencapai tujuannya dengan mengadakan sebuah pendekatan manajemen, pengendalian dan tata kekola risiko.

1. Audit keuangan (financial auditing) , memerikasa keterandalan dan integritas dari transaksi-transaksi keuangan, catatan dan laporan keuangan
2.  Audit system informasi (Internal Control Audit), Pemeriksaan atas pengendalian umum dan aplikasi atas sebah system informasi untuk menilai kepatuhannya dengan kebijakan dan prosedur pengendalian internal serta efektivitas dalam pengamanan asset
3. Audit Operasional (Operational Audit), Pemeriksaan penggunaan yang ekonomis dan efisien atas sumber daya dan pencapaian tujuan serta sasaran yang ditetapkan.
4.    Audit Kepatuhan (Compliance Audit) , Pemeriksaan kepatuhan organisasi dalam hukum, peraturan, kebijakan dan prosedur yang berlaku.
5. Audit Investigatif (Investigative Audit) , Sebuah pemeriksaan atas kejadian dari penipuan yang mungkin terjadi, penggunaan asset yang tidak tepat, pemborosan dan penyalahgunaan serta aktivitas tata kelola yang buruk.

SIFAT PENGAUDITAN (THE NATURE OF AUDITING)

PERENCANAAN AUDIT

Perencanaan audit menentukan mengapa, bagaimana , kapan dan oleh siapa audit akan dilaksanakan. Sebagaiaman telah dijabarkan dalam bagan diatas.

Audit direncakanan, sehinga jumlah terbesar pekerjaan audit berfokus pada area dengan faktor-faktor risiko tertinggi. Terdapat tiga jenis resiko audit : 

RISIKO BAWAAN (INHERENT RISK )

Kelemahan terhadap risiko material karena tidak tersediannya pengendalian internal

RISIKO PENGENDALIAN (CONTROL RISK)

Risiko saat suatu salah saji material akan melampaui struktur pengendalian internal ke dalam laporan keuangan.

Risiko pengendalian dapat ditentukan dengan meninjau lingkungan pengendalian, menguji pengendalian internal, dan mempertimbangkan kelemahan-kelemahan yang diidentifikasi dalam audi sebelumnnya serta mengevaluasi bagaimana mereka diperbaiki.

RISIKO DETEKSI (DETECTION RISK)

Risiko saat para auditor dan prosedur auditnya akan gagal mendeteksi sebuah kesalahan atau salah saji yang material.

PENGUMPULAN BUKTI

Sebagian besar upaya audit dihabiskan untuk mengumpulkan bukti. Karena banyak pengujian audit tidak dapat dilakukan pada seluruh hal yang diperiksa, pengujian-pengujian tersebut biasanya dilakukan pada basis sampel. Sebagaimana  telah dijabarkan diatas cara-cara paling umum dalam pengumpulan audit. Berikut adalah penjelasan beberapa istilah yang ditemukan dalam proses pengumpulan bukti.

• Konfirmasi (Confirmation) adalah komunikasi tertulis dengan pihak ketiga yang independen untuk mengonfirmasi ketepatan informasi seperti saldo akun pelanggan.
• Reformance  adalah penghitungan untuk memverifikasi informasi kuantitatif. Misalnya: menghitung ulang biaya depresiasi tahunan
• Vouching (Pemeriksaan Bukti Pendukung) , membandingkan entri jurnal dan buku besar akuntansi dengan bukti dokumentasi untuk memverifikasi bahwa sebuah transaksi valid, tepat, diotorisasi dengan layak dan dicatat dengan benar.
• Analytical Review (Tinjauan Analitis) , Pemeriksaan atas hubungan antara set-set data yang berbeda: hubungan dan trend yang tidak normal atau tidak biasa diselidiki.
• Reasonable Assurance (Penjaminan Memadai) , Mendapatkan jaminan penuh bahwa informasi yang benar adalah mahal, maka auditor menerima tingkatan yang masuk akal atas risiko bahwa kesimpulan audit salah.

PENDEKATAN AUDIT BERBASIS RISIKO

•  Menentukan ancaman (penipuan dan kesalahan) yang akan dihadapi perusahaan. Ini adalah sebuah daftar dari penyalahgunaan dan perusakan yang secara kebetulan atau disengaja pada system terbuka.
• Mengidentifkasi prosedur pengendalian yang mencegah, mendeteksi atau memperbaiki ancaman.Hal tersebut adalah seluruh pengendalian yang harus dipertimbangkan manajemen dan yang harus diperiksa, diuji oleh auditor, untuk meminimalkan ancaman
•  Mengevaluasi prosedur pengendalian. Pengendalian dievaluasi dalam dua cara :

a. Sebuah tinjauan system (System Review) , menentukan apakah prosedur pengendalian benar-benar dilaksanakan

b. Uji pengendalian (Test of Control) dilakukan untuk menentukan apakah pengendalian yang ada berjalan seperti yang dikehendaki.

•  Mengevaluasi kelemahan pengendalian untuk menentukan dampaknya dalam jenis, waktu atau tingkatan prosedur pengauditan. Jika auditor menentukan bahwa risiko pengendalian terlalu tinggi karena system pengendalian tidak memadai, auditor mungkin harus mengumpulkan lebih banyak bukti, bukti yang lebih baik atau bukti yang lebih tepat waktu. Kelemahan pengendalian dalam satu area mungkin dapat diterima jika terdapat Pengendalian kompensasi (Compensating Control)  dalam area lainnya.

AUDIT SISTEM INFORMASI

Tujuan dari sebuah audit system informasi adalah untuk memeriksa dan mengevaluasi pengendalian internal yang melindungi system. Ketika melakukan sebuah audit system informasi, para auditor seharusnya memastikan bahwa enam tujuan berikut telah dicapai.

1.  Ketentuan keamanan untuk melindungi peralatan computer, program, komunikasi dan data-data dari akses, modifikasi atau penghancuran yang tidak diotorisasi
2.  Pengembangan dan akuisisi program dilakukan sesuai dengan otorisasi umum dan spesifikasi manajemen
3. Modifikasi program mendapatkan otorisasi dan persetujuan manajemen
4.  Pemrosesan transaksi,file, laporan, catatan dan catatan computer lainnya tepat dan lengkap.
5.   Data sumber yang tidak tepat atau tidak diotorisasi dengan benar diidentifikasi dan ditangani berdasarkan kebijakan manajerial yang telah ditentukan.
6.    File-file dalam computer tepat, lengkap dan rahasia.