PENGENDALIAN INTEGRITAS PEMROSESAN DAN KETERSEDIAAN

PENGEDALIAN INPUT

Dokumen sumber dan bentuk lainnya harus didesain untuk meminimalkan kemungkinan adanya kesalahan dan kelalaian. Dua bentuk utama desain pengendalian yang penting melibatkan:

1. Seluruh dokumen sumber harus dinomori sebelumnnya secara berurutan. Prenumbering tersebut  meningkatkan pengendalian dengan memperbolehkannya untuk memverifikasi bahwa tidak ada dokumen yang hilang.
2. Sebuah dokumen turnaround adalah catatan atas data perusahaan yang dikirimkan ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan oleh pihak eksternal tersebut untuk selanjutnya di input ke sistem. Dokumen turnaround disediakan dalam bentuk yang dapat terbaca oleh mesim untuk memudahkan pemrosesan sebagai catatan input.

\ PEMBATALAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN SUMBER

Dokumen-dokumen sumber yang telah dimasukkan ke dalam sistem harus dibatalkan sehingga mereka tidak dapat dengan sengaja atau secara tidak jujur dimasukkan ulang ke sistem. Dokumenn yang “dibatalkan” dengan mengatur sebuah field tanda untuk mengiindikasikan bahwa dokumen tersebut telah proses. Catatan  : Pembatalan bukan berarti pembuangan.

PENGENDALIAN ENTRI DATA

Dokumen harus dinilai kewajaran dan kebenarannya sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Pengendalian manual ini harus dilengkapi dengan pengendalian entri data otomatis:

• Pengecekan Field (Field Check: menentukan apakah karakter pada sebuah field adalah dari jenis yang tepat.
• Pengecekan Tanda (Sign Check ),  menentukan apakah data pada sebua field memiliki tanda aritmetika yang sesuai.
• Pengecekan Batas (Limit Check), menguji sejumlah numerik terhadap nilai tetap
• Pengecekan Jangkauan (Range Check),  menguji apakah sejumlah numerik berada pada batas terendah dan tertinggi yang telah ditentukan sebelumnnya.
• Pengecekan Ukuran (Size Check) , memastikan bahwa data input akan sesuai pada dalam field yang ditentukan.
• Pengecekan (atau pengujian) Kelengkapan (Completeness Check/Test), memverifikasi bahwa seluruh item-tem data yang diperlukan telah dimasukkan.
• Pengecekan Validitas (Validity Check) , membandingkan kode ID atau nomor rekening dalam data transaksid dengan data serupa di dalam file induk untuk memverifikasi bahwa rekening tersebut ada.
• Tes Kewajaran (Reasonableness Test),  menentukan kebenaran dari hubungan logis antara dua item-item data
• Nomor ID Resmi dapat berisi Cek Digit (Check Digit) yang digitung dari digit lain.

PENGENDALIAN TAMBAHAN ENTRI DATA PEMROSESAN BATCH

Pemrosesan batch bekerja lebih efisien jika transaksi-transaksi disortis, sehingga rekening yang terkena dampak berada dalam urutan yang sama dengan catatan di dalam file induk. Sebuah Pengecekan Berurutan (Sequence Check)  menguji apakah bacth atas input data berada di dalam urutan numeric atau alfabetis yang tepat.

Sebuah Eror Log mengidentifikasi kesalahan input data ( Tanggal, Penyebab dan Masalah ) memudahkan pemeriksaan tepat waktu dan pengumpulan ulang atas transaksi yang tidak dapat diproses. 

Total batch (Batch Total) merangkum nilai-nilai numeric bagi sebuah batch atas catatan input. Berikut ini adalah tiga total batch yang sering digunakan:

1  Total Finansial (Financial Total) menjumlahkan sebuah field yang berisi nilai-nilai moneter.

2.      Total Hash (Hash Total) menjumlahkan sebuah field numeric non-finansial.

3.      Jumlah Catatatan (Record Total) adalah banyaknya catatan dalam sebuah batch.    

PENGENDALIAN TAMBAHAN ENTRI DATA ONLINE 

1.      Prompting (Pengecekan kelengkapan secara online)

Dimana sistem meminta tiap-tiap item data input dan menunggu responds yang dapat diterima, memastikan bahwa seluruh data yang diperlukan telah dimasukkan.

2.      Verifikasi Close-Loop

Mengecek ketepatan dari data input dengan menggunakannya untuk mengambil dan menampilkan informasi terkait lainnya.

Sebuah Log transaksi menyertakan sebuah catatan mendetail dari seluruh transaksi termaksud pengidentifikasian transaksi khusus, tanggal dan waktu entry, serta siapa yang memasukkan transaksi. Jika sebuah file online dirusak, log transaksi dapat digunakan untuk memulihkan file. Jika sebuah kegagalan fungsi (malfungsi) untuk sementara menutup sistem, maka log transaksi dapat digunakan untuk memastikan bahwa transaksi tidak hilang atau dimasukkan dua kali.

 PENGENDALIAN PEMROSESAN ( PROCESSING CONTROL)

• Pencocokan data, Dalam kasus-kasus tertentu, dua atau lebih item dari data harus dicocokan sebelum sebuah tindakan dilakukan
• Label File, dicek untuk memastikan bahwa file yang benar dan terkini sedang diperbaharui. Dua jenis label internal yang penting adalah :

-          Header Record,  yang muncul di awal setiap file dan memuat nama file, tanggal kadarluarsa serta data identifikasi lainnya.

-          Trailer Record,  diletakkan pada akhir file; Dalam file transaksi, catatan trailer memuat total batch yang dihitung selama input. Program harus didesain untuk dapat membaca catatan kepala juga harus didesain untuk membaca informasi pada catatan trailer setelah pemrosesan.

• Perhitungan Ulang Total Batch, Total batch harus dihitung ulang setiap masing-masing catatan transaksi diproses, dan total dari batch tersebut harus dibandingkan dengan nilai-nilai dalam catatan trailer. Segala perbedaan menghasilkan kesalahan pemrosesan. Kesalahan Transposisi (Transposition error), adalah sebuah kesalahan yang terjadi ketika angka dalam dua kolom yang berdekatan dipertukarkan secara tidak sengaja.
• Pengujian Saldo Cross-Footing dan Saldo Nol, Pengujiann saldo Cross-Footing, membandingkan hasil yang diperlihatkan masing-masing metode untuk memverifikasi ketepatan. Pengujian saldo Nol, Menerapkan logika yang sama untuk memverifikasi ketepatan pemrosesan yang melibatkan rekening control.
• Mekanisme Write-Production,melindungi terhadap overwriting atau menghapus (erasing) data yang disimpan dalam media magnetic. Mekanisme ini untuk melindungi file induk dari kerusakan yang tidak disengaja
• Pengendalian pembaruan secara bersamaan,mencegah kesalah tersebut dengan mengunci satu pengguna sampai sistem telah selesai memproses transaksi yang dimaksukkan oleh yang lainnya.

 PENGENDALIAN OUTPUT

•  Prosedur Rekonsiliasi , Secara periodic, seluruh transaksi dan pembaruan sistem lainnya harus direkonsiliasi untuk laporan pengendalian, laporan status/pembaruan file, atau mekanisme pengendalian lainnya.
• Rekonsiliasi Data Eksternal , Total database harus direkonsiliasi secara periodic dengan data yang dikelola di luar sistem.
• Pengendalian Transmisi Data, Organisasi perlu mengimplementasikan pengendalian yang didesain untuk meminimalkan risiko kesalahan transmisi data.

-  Checksum adalah ketika data ditransmisikan, perangkat pengirim dapat menghitung sebuah hash dari file tersebut.

-      Bit Paritas adalah digit ekstra yang ditambahkan ke setiap karakter yang dapat digunakan untuk mengecek kecepatan transmisi.